Desde hace un tiempo hacia aquí todo el volumen de contenidos, datos, ideas, notas, facturas, certificados, en definitiva toda la información que forma parte o ha formado parte de mi vida, ha pasado al formato digital y a ocupar un lugar bien organizado en Evernote. De esta manera siempre dispongo de ello desde mi iPhone, desde la web o desde la aplicación de escritorio y ya no pierdo tiempo ni oportunidades por no llevar las cosas necesarias en el momento adecuado.
El hecho de que la información esté en Evernote organizada en libretas permite que pueda ser compartida con otras personas, tengan Evernote o no. Y aquí verás dos formas de compartir libretas con Evernote y tres modos en los que yo uso libretas compartidas para facilitarme la vida.
Invitar personas
Para invitar a alguien a que vea el contenido de una libreta de tu Evernote necesitarás primeramente el email de esa persona, y que acepte tu invitación para acceder al contenido de la libreta.
Se pueden configurar los permisos que la persona invitada tiene sobre la libreta compartida, de manera que pueda a) ver notas, b) ver las notas y la actividad, c) modificar notas y d) enviar a otros.
Si la persona con la que compartes la libreta no dispone de cuenta de Evernote puedes marcar la casilla ”previsualización de la libreta sin que sea necesario iniciar sesión”, para que la vea igualmente, aunque no podrá realizar cambios.
Crear un enlace público
Puedes compartir el contenido de un libreta de Evernote creando un enlace público. Para ello, no es preciso ningún email, sólo se debe copiar el enlace que nos proporciona Evernote para darle el uso que quieras, incrustarlo en un blog o un documento pdf, enviarlo por email, etc.
Ahora te cuento tres modos en los que yo comparto libretas de Evernote, y como me han permitido mejorar la forma de trabajar.
Compartir libretas con un socio o compañero de trabajo
En este caso con mi chica, y compañera en un proyecto de enfermería en el que trabajamos conjuntamente, comparto libretas con contenidos. Tanto ella como yo disponemos de los mismos permisos para ver y escribir en las libretas compartidas.
Esto nos va muy bien para trabajar en equipo, porque ella desde su ordenador y en su tiempo libre, que no siempre corresponde con el mío, avanza generando contenidos escritos. Después yo accedo a la libreta donde ella publica los contenidos y los maqueto.
Compartir libretas con clientes
A veces, no es necesario que los contenidos de las libretas puedan ser modificados por todos los usuarios. Como en el caso de las que comparto con un cliente, los permisos del cual son de ver el contenido, ni modificarlo ni compartirlo con más personas.
En este caso, el cliente no usaba Evernote, y decidimos dar de alta una cuenta especialmente para poder compartir información entre el y yo. Ahora él puede acceder desde su iPhone o el ordenador.
Esto nos brinda grandes beneficios a los dos. Por ejemplo, no precisamos enviar decenas y decenas de emails con las actualizaciones de los contenidos, todo está cómodamente organizado en Evernote. Y él sabe que cuando acceda a los contenidos en la libreta compartida siempre encontrará la versión más fresca.
Compartir libretas públicamente
Hace unos días quise compartir un documento por email. Pero igual que me había pasado otras veces después de haber enviado el documento veía pequeños detalles a mejorar. Esto suponía un problema con dos opciones posibles, o dejaba la versión mejorada en mi ordenador y asumía que los demás tendrían una versión con fallos, o bien mandaba una segunda versión de nuevo. Ninguna de las dos me parece aceptable.
En este caso con Evernote, en vez de mandar un email con el archivo adjunto del contenido, he creado una libreta en Evernote y la he compartido por medio de enlace público. Ahora lo que mando por email es la url que enlaza con la libreta en vez de un archivo adjunto.
El beneficio de este sistema es que, si realizo cambios el contenido de la libreta los destinatarios accederán siempre a la versión más reciente.
Evernote compartir libretas ha sido publicado en StarApunto.com